JEFA ADMINISTRATIVA

Grupo Amga está en la búsqueda de una Jefa Administrativa organizada, proactiva y con gran capacidad para el trabajo en equipo. Si tienes experiencia en labores administrativas y deseas formar parte de una empresa en constante crecimiento, esta es tu oportunidad.

Resumen de responsabilidades y actividades
Actividades familiares
1.Gestión de seguros personales Negociar, contratar y supervisar seguros de vida, retiro, médicos, autos y casas para garantizar su renovación y vigencia.
2.Administración de vehículos familiares Coordinar citas de verificación, pagos de control vehicular, mantenimiento, fotoinfracciones y recarga de ViaPass y Passe.
3.Trámites familiares Gestionar la renovación de pasaportes, visas, INE, licencias de conducir, y firmas electrónicas.
4.Gestión académica Coordinar pagos de colegiaturas, cuotas, facturación y trámites escolares.
5.Control de facturación de gastos familiares Supervisar la facturación para deducciones fiscales y coordinación con el equipo contable.
6.Pago de servicios familiares Asegurar pagos puntuales de servicios como electricidad, agua, gas, internet, telefonía, etc., evitando recargos mediante domiciliaciones.
7.Administración de Dropbox familiar Organizar y mantener actualizados los documentos oficiales de la familia en Dropbox.
Actividades empresariales
1.Gestión de agenda del CEO y CFO Coordinar eventos y reuniones, asegurando que no haya conflictos de horario.
2.Supervisión de seguros de propiedades Gestionar y garantizar la vigencia de los seguros de propiedades empresariales.
3.Administración de vehículos de la empresa Organizar verificaciones, pagos de control vehicular, mantenimiento, fotoinfracciones y compra de combustible.
4.Control de registros de marca Asegurar la renovación y archivo de documentos relacionados con la propiedad de las marcas.
5.Revisión de cheques Supervisar la recepción y firma de cheques de empresas asociadas.
6.Gestión de documentos Completar, imprimir, recabar firmas y entregar documentos, como actas y formatos bancarios.
7.Administración de propiedades vacacionales Controlar pagos de servicios y mantenimiento de propiedades nacionales e internacionales, coordinar personal, gestionar inventarios y reportar a socios.
8.Supervisión de personal de oficina Coordinar tareas y asegurar el cumplimiento de los estándares de desempeño.
9.Generación y almacenamiento de acuses Digitalizar y archivar acuses de entrega y recepción de dinero y documentos.
10.Gestión de archivos físicos y digitales Asegurar una organización eficiente y segura de los archivos.
11.Envío de documentos Coordinar el envío de documentos y objetos, gestionando pagos y registros.
12.Manejo de incidencias en la oficina Supervisar y resolver problemas menores en las instalaciones.
13.Control de inventario en bodegas Mantener un inventario actualizado y organizado.
14.Gestión de inventario de insumos de oficina Asegurar la correcta administración y disponibilidad de suministros.
15.Compra y pago de insumos de oficina Coordinar adquisiciones y pago de suministros, optimizando costos.
16.Supervisión de mantenimientos de oficina Gestionar la ejecución de servicios de mantenimiento de equipos y áreas de trabajo.

Requisitos
Al menos 2 años en administración de servicios y gestión de archivos o activos familiares o corporativos.
Dominio de
Español e, idealmente, inglés
Paquetería Office Word, PowerPoint, Excel o equivalencia en Google Docs, Slides, Sheets, así como Smartsheet
Softwares de gestión documental Google Drive, Dropbox
Calendarios digitales Google Calendar, Outlook y iCloud
Copiadora y escáner
Buena presentación, proactividad iniciativa, actitud de servicio, amabilidad, flexibilidad, responsabilidad, cooperación, ética, integridad, honestidad, orientación a los resultados, enfoque a la calidad, compromiso, confidencialidad discreción, perseverancia, apertura a la retroalimentación, disciplina, disposición, prudencia.

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