SECRETARÍ EJECUTIV

Descripción de puesto Secretar Ejecutiv

Título del puesto Secretar Ejecutiv

Ubicación Zapopan Jalisco

Resumen del puesto El puesto de Secretari Ejecutiv proporciona apoyo administrativo y de oficina a altos directivos y al equipo ejecutivo. Su rol es fundamental para garantizar que las operaciones diarias se realicen de manera eficiente y efectiva. Las responsabilidades incluyen la gestión de agendas, la coordinación de reuniones y eventos, la preparación de informes y presentaciones, y la comunicación con clientes y proveedores.

Responsabilidades clave
Recepción de Personal y Paquetería
Recibir personal externo y coordinar firmas de documentos para paqueterías, recolección de basura, jardinería, fumigación, etc.
Recepción de paquetes y muestras para otras áreas.

Tareas Administrativas
Manejo administrativo de personal y llevar control de todos los trámitesseguimientos del recurso humano.
Pago del servicio de agua semanalmente, asegurando la recepción de comprobantes.
Registro y control de caja chica.
Imprimir documentos, escanear y enviar físico o digital según sea necesario.
Dar formato de solicitudes de RRHH a personal de planta.
Mantenimiento de Oficina
Solucionar temas de la oficina fumigación, alarmado, plomería.
Revisar que la impresora tenga hojas y tinta, solicitar insumos cuando sea necesario.
Acomodar el exhibidor en la recepción.
Solicitar insumos hojas, cofias, etc..
Asistencia al Director General
Manejo de agenda y coordinación de citas del Director General.
Organización y coordinación de reuniones, incluyendo la preparación de salas y provisión de materiales necesarios.
Elaboración y seguimiento de correspondencia del Director General.
Preparación de informes y presentaciones.
Coordinación de viajes y logística para el Director General.
Registro y archivo de documentos importantes y confidenciales.
Atención a Visitas
Recibir y atender a visitas importantes.

Requisitos
Experiencia previa 3 años en roles administrativos y de recursos humanos
Licenciatura terminada o en curso.
Excelente uso de la computadora y el celular.
Contar con vehículo particular.

Habilidades blandas
Habilidades de comunicación efectiva y atención al cliente.
Capacidad para manejar múltiples tareas y priorizar actividades.
Discreción y confidencialidad en el manejo de información sensible.

Habilidades duras
Conocimientos avanzados de herramientas de oficina impresoras, escáneres, etc. y software de oficina Microsoft Office, Google Workspace.
Capacidad para realizar trámites bancarios y administrativos externos.
NomipaQ y ContpaQ

Horario
85pm lunes a viernes y sábado Home office 82pm

Beneficios
Prestaciones de ley
Vales de gasolina
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