COORDINADOR DE GRUPOS MICE

Un Coordinador de Grupos y Eventos es el encargado de recibir a los grupos, planificar y coordinar eventos en el hotel, sirviendo de intermediario entre el cliente, las áreas comerciales y operativas. Es el contacto con el cliente en el momento en que este llega al hotel y responsable de trabajar en coordinación con los departamentos del hotel para lograr los objetivos establecidos. Responsable de asistir al cliente con la logística y organización previa a la llegada del grupo y así como encargado de la correcta ejecución de los eventos ya en casa de acuerdo a los procedimientos establecidos.

Conocer, difundir y hacer cumplir las políticas y procedimientos existentes en el área
Recibe grupos y eventos y mantenerse al día de la salida del hotel
Redacción de contratos para grupos y eventos
Actualizar las instrucciones de pago e introducir información importante relevante para el grupo
Desarrollar eventos de Órdenes de Trabajo en el sistema con toda la información relevante
Realizar instructivos de grupos con toda la información relevante para la operación del grupo número de personas, categoría, precio, forma de pago, contacto con la empresa, notas especiales, etc.
Ingresar y actualizar en el GRC la información de los grupos cotizados, confirmados y cancelados
Interactúa permanentemente con los Gerentes de Ventas, Reservaciones, Recepción, A Y B, cuentas por pagar
Enviar la información de eventos semanalmente a la operación del hotel.
Actuar directamente con el huésped o cliente durante la estancia de grupos y eventos
Realiza visitas de inspección con los clientes de trabajo.
Programar y brindar atención a las visitas de inspección con clientes potenciales para el segmento de grupos MICE.
En conjunto con el Gerente de grupos MICE, detectar necesidades de los clientes y crear experiencias para grupos que generen mayores ingresos para la propiedad y satisfagan los requerimientos y necesidades de grupos satisfactoriamente.
Llevar a cabo la planeación y seguimiento de Grupos confirmados asignados desde concluida la venta de acuerdo a los estándares y procedimientos del departamento.
Venta de paquetes de Grupos, experiencias de A YB, actividades grupales, de responsabilidad social, etc.
Agrupar los registros y documentación completa de todos los eventos incluyendo acuerdos con los clientes, pagos y otros documentos de manera física y digital y plasmarlo en los diferentes reportes que se asigne.
Realizar juntas Precon con los gerentes responsables de área para revisión de órdenes de banquetes.
Operación de los Grupos confirmados desde la planeación previa a la llegada, la operación durante las fechas del grupo y dar seguimiento al cierre posterior al evento de acuerdo a los estándares de procedimientos y calidad establecidos.
Elaborar presupuestos detallados de cada evento durante la planeación y finiquitar los mismos antes de la llegada del cliente.
Dar la bienvenida al cliente meeting planner al llegar al hotel y lleva a cabo una reunión Precon con ellos para revisar el minuto a minuto de su evento.
Informar cualquier actualización de cambios en la operativa de Grupos y Convenciones para garantizar la adecuada ejecución de la operación de grupos de acuerdo a la calidad y estándares ofrecida en Haven Riviera Cancún.
Asegurar que el montaje de los servicios y proveedores cumplan con lo contratado.
Supervisar que se cumpla con todos los requerimientos solicitados para los eventos realizados en cuanto a equipo, montaje, servicio, etc. antes, durante y hasta finalizar el evento.
Servir como punto de contacto principal para los clientes gestionando sus necesidades y expectativas en todas las etapas del proceso de planeación y operación.
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