ASISTENTE EJECUTIVA VP CONSTRUCCIÓN

Misión del puesto

Coordinar y proporcionar apoyo administrativo y organizacional a la alta dirección, con el objetivo de optimizar el tiempo, mejorar la eficiencia operativa y garantizar que las actividades diarias se desarrollen de manera organizada y eficaz.

Actividades del puesto
Operativas

Coordinar la agenda del VP, Development programando citas, reuniones y entrevistas según sea necesario.
Organizar y preparar las agendas de las reuniones, incluyendo los materiales necesarios y los participantes.
Planificar, coordinar y organizar los viajes, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte, itinerarios y agendas de reuniones en el destino.
Manejar información de carácter confidencial y sensible con el máximo nivel de discreción y respeto por las normativas de privacidad de la empresa.
Seguimiento y conciliación de los gastos de los proyectos de construcción, manteniendo registros precisos.
Coordinar y comunicarse con equipos internos, clientes y socios externos en nombre del director.
Apoyar en la preparación y gestión de reuniones de integración, o celebraciones corporativas.
Gestionar la participación del VP, Development en eventos, asegurando que toda la logística esté organizada y documentada.
Supervisar el desempeño del equipo de construcción.

Administrativas

Realizar minutas claras y detalladas durante las reuniones para su distribución posterior.
Preparar informes, presentaciones y documentos de apoyo para reuniones y decisiones estratégicas.
Realizar investigaciones y recopilar información relevante para apoyar en la toma de decisiones ejecutivas.
Mantener la documentación y base de datos de los diferentes proyectos de construcción organizada y actualizada.
Preparar la información para la elaboración de contratos, órdenes de trabajo yo órdenes de cambio.

Funciones genéricas
Brindar un servicio excepcional a propietarios, huéspedes, proveedores, visitantes y colaboradores.
Actuar con esmero y dedicación en las tareas que le sean asignadas y que contribuyan a la misión, alineadas a los valores organizacionales.
Participar en juntas, actividades de integración, actividades de capacitación, campañas, y convocatorias en general a la que sea invitado y que contribuyan al logro de la misión de la empresa.
Participar en las iniciativas de responsabilidad social y cumplir con los protocolos de seguridad de la empresa.
Cumplir con el código de ética, reglamento interno del trabajo, políticas, procedimientos y estándares de operación de la empresa.
Cumplir con el acuerdo de confidencialidad de la información.

Formación y requisitos
Nivel de inglés avanzado oral y escrito
Experiencia mínima de 3 años en posiciones similares
Habilidades de organización y gestión del tiempo.
Resolución de problemas
Atención a los detalles
Manejo de paquetería Office General
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