ASISTENTE ADMINISTRATIVO DETALLES DEL PUESTO | SEMPRA INFRAESTRUCTURA

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sistente Administrativo  Objetivo Principal.
La función principal del Asistente Administrativo es la de proveer apoyo administrativo para la operación de las instalaciones de la Terminal de Refinados Veracruz, así como realizar tareas de asistencia y acompañamiento a las actividades administrativas de la terminal que son fundamentales para un funcionamiento eficaz de la misma, siguiendo los procedimientos y estándares técnicos, de seguridad y ambientales de acuerdo con el plan de negocios de la Compañía.
El Asistente Administrativo reporta al Gerente de Planta.
Responsabilidades.
•    Asistir en la preparación, recopilación y circulación de formas/documentos requeridos, tal como documentos legales o notificaciones, órdenes de compra/requisiciones, solicitudes de trabajo, demandas y facturas, solicitudes de información;  •    Colectar, documentar y procesar datos pertinentes para elaborar informes, reportes y otros documentos de la Dirección.
Analizar información estadística para identificar tendencias, cuantificar resultados y elaborar gráficas y reportes específicos;  •    Trabajar con información detallada, compleja y de carácter sensible ejercitando debida capacidad de juicio y de calidad en las relaciones interpersonales como parte integral de su desempeño.
Dada la cercanía profesional de esta posición con la gerencia de alto nivel se espera anticipe e identifique problemas y, donde sea apropiado, implemente soluciones;  •    Diseñar hojas de cálculo y bases de datos de complejidad media, así como elaborar y realizar presentaciones para público de diferente nivel;  •    Elaborar plantillas y otras formas específicas de la organización siguiendo los estándares establecidos por la organización y redactar documentos, tales como correspondencia y otro tipo de comunicaciones a terceros, oficios de carácter legal, términos de referencia para contratación de servicios técnicos, convenios, contratos, reportes, manuales y procedimientos con mínima dirección;  •    Coordinar eventos sociales y de negocios internos y externos; organizar y en su caso coordinar juntas específicas, presentaciones, conferencias y otros eventos de grupo;  •    Determinar la necesidad y solicitar formas y otros materiales de entidades públicas y/o privadas para propósitos de documentación o tramitación;  •    Mantener actualizados los manuales y procedimientos de la Gerencia relacionados con el Sistema de Gestión Integral de la terminal;  •    Ordenar materiales de oficina, clasificar y organizar documentos, recibir y distribuir correspondencia interna y externa; atender juntas, tomar y distribuir minutas, según se le solicite;  •    Elaborar y procesar requisiciones de materiales y/o servicios y facturas haciendo el seguimiento correspondiente;  •    Recibir y filtrar llamadas telefónicas y visitas, llevar registro cronológico de las mismas y reportarlas oportunamente al supervisor; dirigir preguntas a las fuentes de información correspondientes o responderlas en el contexto de políticas y procedimientos establecidos.
•    Planear, organizar y coordinar juntas específicas, ocasionales, de operaciones, presentaciones conferencias y otros eventos de grupo; anticipar necesidades, reunir los componentes necesarios, combinar varios elementos y asegurar la preparación adelantada de la actividad.
•    Programar citas y mantener actualizado el calendario del supervisor; hacer arreglos de viajes.
•    Apoyar en la ejecución de acciones para la correcta implantación y el cumplimiento de los requisitos internos derivados del Sistema de Gestión Integral (SGI), apoyar para definir, difundir y mantener la política y los principios del SGI y asegurar el correcto procesamiento y uso de la información referente al SGI;  •    Participar activamente en el desarrollo y cumplimiento de las políticas y procedimientos de Higiene, Seguridad, Protección y Ambiente (HSPA) enfocado la cultura de seguridad y excelencia operacional de la compañía; •    Participar activamente en el mantenimiento del Sistema de Gestión Integral (SGI), colaborar en las actividades de auditorías internas o externas respondiendo cuestionarios y facilitando la entrega de registros e información;  •    Cuando le sea requerido o durante situaciones de emergencia o extraordinarias que lo ameriten, deberá estar disponible para eventuales actividades fuera del horario de trabajo, según los términos y condiciones contractuales que apliquen.
Habilidades Técnicas.
•    Conocer ampliamente las prácticas y procedimientos estándar de oficina y equipos, procesos y técnicas administrativas, incluyendo el uso de programas de informática, como programas especializados y aplicaciones automatizadas •    Orientación a la seguridad y el medio ambiente •    Capacidad de pensamiento crítico  •    Dominio de aplicaciones estándar de Microsoft Office y MS Project.
Capaz de comunicarse en Inglés y Español en forma fluida.
Habilidades Soft.
•    Alto nivel de conciencia en seguridad e higiene; alto nivel de compromiso y responsabilidad;  •    Capacidad para mantener la confidencialidad de la información sensible;   •    Habilidad para mantener registros de moderada complejidad y para asegurar su confidencialidad; Habilidad para mantener relaciones laborales efectivas;  •    Motivación para alcanzar y exceder los parámetros de desempeño de la posición;  •    Espíritu proactivo y con habilidad para trabajar bajo mínima dirección;  •    Capaz de mantener la calma y efectividad durante una emergencia   Experiencia.
•    Experiencia en el uso y aplicación de programas computacionales que van más allá del procesamiento básico de textos.
El trabajo podría incluir el desarrollo de hojas de cálculo moderadamente complejas y la presentación de materiales gráficos;  •    Comprometido con la calidad, con el control de los riesgos de salud y de seguridad en el trabajo y con la gestión de aspectos y prevención de impactos ambientales.
•    Preferida.
•    Experiencia mínima de tres (3) años como Asistente Administrativo en instalaciones industriales; Capacidad para redactar informes ejecutivos de forma clara y precisa Otros conocimiento y certificaciones.
Conocimientos de Microsoft EXCEL a nivel medio (Consolidar información, generación de reportes, uso de tablas dinámicas);  Deseable.
Conocimientos generales sobre la aplicación de los estándares ISO de acuerdo con el SGI de la empresa.
Escolaridad o formación requerida.
Licenciatura en administración, relaciones internacionales o equivalente, y tres (3) años o más de experiencia administrativa   Nuestro equipo de Gestión de Talento y Cultura te estará contactando para dar seguimiento a tu aplicación y te compartirá siguientes pasos.
¡Éxito!    En Sempra Infraestructura abrazamos la diversidad y estamos comprometidos a ofrecer a todos nuestros candidatos y colaboradores las mismas oportunidades de éxito, sin tener en cuenta la raza, color, nacionalidad, ciudadanía, religión, discapacidad física o mental, condición médica, información genética, estado civil, sexo, orientación sexual, género, identidad de género, expresión de género, edad, situación social y económica, filiación política o cualquier otra característica protegida por la ley.
De igual forma, no existirá discriminación de ningún tipo para los colaboradores que hayan tenido COVID-19 o hayan convivido con algún familiar que lo tenga o haya tenido.