ASISTENTE ADMINISTRATIVO CONTABLE TURNO MAÑANA Y TARDE

Descripción del Puesto Asistente Administrativo para Gasolinera

Resumen del Puesto
El Asistente Administrativo en una gasolineraes responsable de apoyar las operaciones diarias de la estación de servicio, asegurando la eficiencia en la gestión administrativa, la atención al cliente, y la coordinación de actividades operativas. Este rol es crucial para mantener el funcionamiento fluido y eficaz del negocio.

Responsabilidades Principales
1. Gestión Administrativa
Mantener y actualizar registros financieros y administrativos, incluyendo facturación, control de inventarios y órdenes de compra.
Preparar y archivar documentos relacionados con las operaciones de la gasolinera, tales como informes diarios en el portal de la CRE Comisión Reguladora de Energía, de ventas, inventarios y compras.
Apoyar en la implementación de SASISOPA Sistema de Administración de Seguridad Seguridad Operativa y de Protección al Media Ambiente mediante plataforma digital, es vaciar las actividades diarias que se llevan en la estación.
Elaborar factura Global de Cierre de mes Proceso sencillo, llevado en Plataforma de facturación.
Asistir con el reclutamiento, de nuevos colaboradores, y mantener una comunicación activa con el personal de patio.
Apoyar con la elaboración de nómina y dispersión de la misma.

2. Atención al Cliente
Atender y resolver consultas y quejas de los clientes de manera profesional y rápida.
Coordinar con el personal de servicio para garantizar la satisfacción del cliente.

3. Soporte a la Gerencia
Asistir al gerente en la coordinación de turnos de trabajo, asegurando que la gasolinera esté adecuadamente cubierta en todo momento así como programar los calendarios de vacaciones del personal.
Ayudar en la supervisión del personal, proporcionando apoyo en la capacitación y la orientación de nuevos empleados.

4. Control de Inventarios
Llevar el control de los niveles de inventario de combustibles y otros productos vendidos en la gasolinera se saca la información de Plataforma digital, es algo sencillo.
Realizar pedidos de reabastecimiento de mercancías según sea necesario y verificar la recepción de los mismos.

5. Cumplimiento Normativo
Asegurar que la gasolinera cumpla con todas las normativas legales y de seguridad aplicables, mediante cursos el línea que debe de llevar todo el personal, y Curso presencial de Protección Civil
Mantenerse actualizado con las regulaciones locales y gubernamentales relacionadas con la operación de estaciones de servicio.

Requisitos
Educación Título en administración de empresas, contabilidad, o un campo relacionado es preferido.
Experiencia Al menos 12 años de experiencia en un rol administrativo o similar, preferentemente en el sector de gasolineras o retail.
Habilidades Excelentes habilidades de organización, atención al detalle, capacidad para trabajar en equipo, y habilidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.
Conocimientos Técnicos Dominio de herramientas ofimáticas Excel, Word, etc. y de sistemas de gestión de ventas e inventarios, Nómina.
Comunicación Fuertes habilidades interpersonales y de comunicación, tanto verbales como escritas.
Disponibilidad Flexibilidad para trabajar en horario, sobre todo día último hábil de cada mes, ya que hay que hacer cierre de mes, horario de lunes a viernes de 900am a 130pm 230pm a 630pm y sábado de 900am a 200pm

Competencias Clave
Capacidad para trabajar bajo presión.
Productividad y capacidad para resolver problemas.
Integridad y ética en el manejo de información confidencial.

Esta descripción puede adaptarse según las necesidades específicas de la gasolinera y la estructura organizacional.

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